Nota fiscal Reforma Tributária: entenda o que muda com o padrão nacional e como se adequar

oje, cada estado e prefeitura têm suas próprias regras e modelos de nota, o que dificulta a integração de dados e torna as obrigações fiscais mais complexas para as empresas, além de gerar custos para as que atuam em diferentes cidades.

Os estados e municípios continuam responsáveis pelas notas, mas todos passam a seguir o mesmo “manual”, com variações apenas entre a nota fiscal de serviços e a nota fiscal de comércio.

Nesse contexto, os municípios podem emitir a NFS-e de padrão nacional de duas maneiras: utilizando um sistema próprio, compartilhando as informações com o repositório nacional, onde serão centralizadas as movimentações e documentos do contribuinte, ou aderir ao emissor nacional disponibilizado pela Receita.

Já os estados vão continuar com seus próprios sistemas (como já é hoje para NF-e e NFC-e), mas deverão obrigatoriamente seguir o layout nacional padronizado.

Ou seja, não haverá um sistema centralizado único, mas sim um padrão único que todos deverão seguir.

O resultado esperado é um processo mais previsível para quem emite e mais transparente para quem confere. Para o consumidor, nada muda no essencial: a nota fiscal continua sendo o comprovante de compra. Para as empresas, apesar dos desafios atrelados a preenchimento de novos campos e ajuste de sistemas, a tendência é ter menos formulários distintos, menos retrabalho e um fluxo de emissão mais uniforme.

O que muda na nota fiscal com a Reforma Tributária?

A nova nota fiscal vai passar a ter um layout padronizado em todo território nacional a partir de 01/2026. Esse processo abrange os modelos de NF-e, NFC-e e NFS-e, impactando diretamente comércio, serviços e indústria.

Isso significa que cada documento eletrônico terá um modelo único nacional, um padrão único para NF-e, outro para NFC-e e outro para NFS-e.

Além disso, a nova nota fiscal terá campos para os novos impostos: Imposto sobre Bens e Serviços (IBS), a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) e o Imposto Seletivo (IS).

O ponto aqui é que as empresas vão precisar detalhar os impostos de cada produto e serviço, acompanhados dos códigos fiscais pré-determinados e que identificam a operação.

Assim, é necessário demonstrar as atividades, alíquotas e possíveis reduções de alíquotas, regimes específicos e destaque dos impostos. Essas identificações vão acontecer da mesma forma que hoje, mas com novos códigos fiscais trazidos pela Reforma Tributária para atender ao padrão nacional, como a CClass Trib que é novidade, o CST, que já é utilizado atualmente, mas está sendo ajustado para o novo modelo e a NBS, que também já existe mas passa a ser obrigatória apenas em 2027,

Hoje, cada estado e prefeitura têm suas próprias regras e modelos de nota, o que dificulta a integração de dados e torna as obrigações fiscais mais complexas para as empresas, além de gerar custos para as que atuam em diferentes cidades.

Os estados e municípios continuam responsáveis pelas notas, mas todos passam a seguir o mesmo “manual”, com variações apenas entre a nota fiscal de serviços e a nota fiscal de comércio.

Nesse contexto, os municípios podem emitir a NFS-e de padrão nacional de duas maneiras: utilizando um sistema próprio, compartilhando as informações com o repositório nacional, onde serão centralizadas as movimentações e documentos do contribuinte, ou aderir ao emissor nacional disponibilizado pela Receita.

Já os estados vão continuar com seus próprios sistemas (como já é hoje para NF-e e NFC-e), mas deverão obrigatoriamente seguir o layout nacional padronizado.

Ou seja, não haverá um sistema centralizado único, mas sim um padrão único que todos deverão seguir.

O resultado esperado é um processo mais previsível para quem emite e mais transparente para quem confere. Para o consumidor, nada muda no essencial: a nota fiscal continua sendo o comprovante de compra. Para as empresas, apesar dos desafios atrelados a preenchimento de novos campos e ajuste de sistemas, a tendência é ter menos formulários distintos, menos retrabalho e um fluxo de emissão mais uniforme.

O que muda na nota fiscal com a Reforma Tributária?

A nova nota fiscal vai passar a ter um layout padronizado em todo território nacional a partir de 01/2026. Esse processo abrange os modelos de NF-e, NFC-e e NFS-e, impactando diretamente comércio, serviços e indústria.

Isso significa que cada documento eletrônico terá um modelo único nacional, um padrão único para NF-e, outro para NFC-e e outro para NFS-e.

Além disso, a nova nota fiscal terá campos para os novos impostos: Imposto sobre Bens e Serviços (IBS), a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) e o Imposto Seletivo (IS).

O ponto aqui é que as empresas vão precisar detalhar os impostos de cada produto e serviço, acompanhados dos códigos fiscais pré-determinados e que identificam a operação.

Assim, é necessário demonstrar as atividades, alíquotas e possíveis reduções de alíquotas, regimes específicos e destaque dos impostos. Essas identificações vão acontecer da mesma forma que hoje, mas com novos códigos fiscais trazidos pela Reforma Tributária para atender ao padrão nacional, como a CClass Trib que é novidade, o CST, que já é utilizado atualmente, mas está sendo ajustado para o novo modelo e a NBS, que também já existe mas passa a ser obrigatória apenas em 2027,

Quando a nova nota fiscal começa a valer?

A nova Nota Fiscal de Serviço Eletrônica será obrigatória a partir de janeiro de 2026. E a atualização com os novos campos para NF-e e NFC-e também.

Por enquanto, só algumas empresas estão testando o novo modelo. A expectativa é que a partir de outubro de 2025, mais empresas tenham acesso ao novo modelo, de forma opcional, antes de ser obrigatório em janeiro de 2026.

O preenchimento dos novos campos é opcional neste período de teste, mas é recomendado começar a se adaptar.

Quem vai ser impactado?

Todas as empresas vão sentir algum impacto, porque será preciso se adaptar à nova forma de emitir notas fiscais. Mas calma: para quem está no Simples Nacional, nada muda na prática dos impostos. Você não vai precisar destacar IBS e CBS na nota, o que facilita bastante o dia a dia e mantém o processo igual ao que já está acostumado.

Mas, atenção: vai precisar estar apto a preencher os novos códigos fiscais que identificam a sua atividade e a operação que está realizando, como comprovação para não precisar destacar o imposto.

Já as empresas do Lucro Presumido e Lucro Real terão que incluir esses novos campos na nota fiscal. A boa notícia é que não haverá recolhimento desses tributos nesse momento, desde que a nota seja emitida corretamente e dentro do prazo. Ou seja, trata-se mais de uma questão de adaptação e de explicar aos clientes o que significam essas novidades.

A Receita já adiantou que esse será um processo com atualizações periódicas. Por isso, acompanhar as mudanças — ou contar com um parceiro que faça esse acompanhamento para você — vai ser essencial para não perder o ritmo.